Ročná uzávierka a prechod do nového roka v programe EcoSun

Efektívna ročná uzávierka a plynulý prechod na nový rok

Ročná uzávierka a otvorenie nového účtovného roku v EcoSune patrí medzi najdôležitejšie kroky, ktoré firmy musia zvládnuť bez chýb. Vďaka jasnému postupu môžete celý proces vybaviť rýchlo, efektívne a hlavne správne. Preto sme pre vás pripravili ucelený návod, ktorý vás prevedie všetkými krokmi – od prepočtov až po nastavenie masiek číselných radov.

Začnite prepočtom skladových kariet

Ešte pred inicializáciou nového roka odporúčame spustiť hromadný prepočet skladových kariet. Práve tento krok zabezpečí aktuálnosť a presnosť údajov v skladoch, ktoré sú základom správneho hospodárenia.

Sklady a karty → Skladové karty → Funkcie → Hromadné prepočty → Prepočty všetkých stavov a priemerných cien

Inicializácia nového roka v OASIS a SHOP

V module OASIS kliknite na:

Uzávierky → Inicializácia nového roku

Touto voľbou systém vytvorí nové databázy pre všetky moduly – OASIS, SHOP, PU aj PAM. Zároveň automaticky nastaví nový rok v moduloch OASIS a SHOP. PU a PAM si následne nastavíte osobitne.

Otvorenie nového roka v PU

V module PU otvorte nový rok cez:

PU → Uzávierka → Prechod do nového roku 2024

Týmto krokom systém vytvorí uzatváraciu dávku za rok 2023, otvorí nový účtovný rok a automaticky prepočíta hlavnú knihu. Taktiež tým predídete prípadným nezrovnalostiam v dátach.

Zmena obdobia a aktualizácia údajov

V module OASIS alebo PU kliknite vpravo hore na dátum. Vyberte si požadovaný rok a mesiac, v ktorom chcete pracovať. Počas tejto zmeny si môžete zvoliť, ktoré údaje si prajete aktualizovať.

Ak sú niektoré voľby zakázané, povoľte ich v nastaveniach cez:

Uzávierky → Zamknutie období → Inicializácia roka 2024 – Povolená

Vďaka tomu získate plnú kontrolu nad aktualizáciou údajov.

Nastavenie číselných radov a masiek

Po úspešnom prechode do nového roka nezabudnite nastaviť nové číselné rady dokladov. Aby ste ušetrili čas a zároveň zvýšili konzistentnosť, odporúčame využiť masky číselných radov. Keď si ich nastavíte raz, program ich pri ďalšom roku doplní automaticky.

Príklady masiek:

RRMMCC → 240101 (rok 2024, mesiac január, poradové číslo)
5RRMMCC → 5240101 (stredisko 5, rok 2024, mesiac január, poradové číslo)

Masky si môžete nastaviť podľa vlastných potrieb:

OASIS: Číselníky → Číselné rady
PU: Číselníky → Druhy účtovných dokladov

Dôležité upozornenie

Ak ste importovali údaje zo staršieho systému ako VFP EcoSun, neodporúčame spúšťať aktualizácie údajov zo starého roku. Týmto opatrením zabránite poškodeniu počiatočných stavov alebo ďalších dôležitých dát.

Zhrnutie a odporúčania

Aby ste zvládli celý proces uzávierky a prechodu čo najefektívnejšie, riaďte sa odporúčaným poradím a dbajte na správne nastavenie každého kroku. V prípade nejasností navštívte zákaznícku zónu, kde nájdete ďalšie návody a informácie. Okrem toho nás môžete kedykoľvek kontaktovať – ochotne vám poradíme.